Канны и их окрестности входят в число самых популярных во Франции мест для свадеб и корпоративных семинаров благодаря красоте побережья, высокому уровню площадок (виллы, винодельческие поместья в глубине региона, отели на Круазетт) и близости аэропорта Ниццы для гостей из-за рубежа. Но у этой популярности есть логистическая сторона, о которой многие организаторы узнают слишком поздно: нужно одновременно перевозить большое число гостей или сотрудников между несколькими точками в течение дня.
Для свадьбы количество минивэнов зависит прежде всего от числа гостей, которых нужно перевезти одновременно, и от количества запланированных точек посадки. Mercedes V-Class вмещает до шести пассажиров с шестью чемоданами, а Sprinter до двенадцати пассажиров с багажом. Для свадьбы на 150 гостей, которые живут в нескольких разных отелях Канн, чтобы перевезти всех одновременно, потребуется от тринадцати Sprinter до двадцати пяти V-Class, особенно для обратной дороги в конце вечера, которая часто приходится на очень короткий промежуток времени.
Именно этот пик в конце вечера доставляет больше всего хлопот организаторам, которые не предусмотрели достаточно машин: в отличие от прибытия гостей, обычно растянутого на несколько часов, разъезд в конце свадьбы почти всегда укладывается в отрезок от тридцати до сорока пяти минут, когда вечер подходит к концу. Если машин не хватает, части гостей приходится долго ждать, а этого неудобства можно избежать, спланировав всё заранее, а не в последний момент.
Свадьбы за пределами центра Канн, в винодельческих поместьях или на виллах во внутренних районах Лазурного Берега, добавляют ещё одно ограничение: из-за расстояния между местом банкета и отелями, где живёт большинство гостей, каждый рейс минивэна занимает больше времени. Это сокращает число возможных рейсов за вечер, поэтому разумно сразу забронировать достаточно машин, а не рассчитывать на несколько последовательных поездок туда и обратно меньшим числом автомобилей.
Для конгрессов и корпоративных семинаров количество необходимых автомобилей рассчитывают иначе, чем для свадьбы. Здесь важен не разовый пик в конце вечера, а постоянные трансферы на протяжении нескольких дней между аэропортом Ниццы, отелями-партнёрами и местом проведения конгресса. Для крупнейших мероприятий в Каннах им часто становится Дворец фестивалей. В таких случаях автомобили должны курсировать постоянно, а не предоставляться для отдельных поездок: необходимо организовать перевозки с раннего утра до вечера, в том числе для гостей гала-ужинов, которые часто входят в программу деловых мероприятий.
Компании, проводящие в Каннах ежегодный семинар или корпоративный съезд, порой недооценивают необходимый объём перевозок, когда нескольких сотен сотрудников нужно за несколько часов одновременно перевезти между аэропортом и местом проведения, причём как при прибытии, так и при отъезде. Парк из нескольких десятков скоординированных минивэнов с точным графиком рейсов для каждого водителя справляется с таким объёмом без очередей и без задержек официальной программы мероприятия.
Тип автомобиля тоже должен соответствовать характеру мероприятия: на свадьбе, где имидж и статус важны не меньше практичности, современные минивэны с водителями в костюмах и галстуках становятся частью общего облика торжества наряду с оформлением и выбором места проведения. Те же требования к внешнему виду действуют и на деловой конференции, особенно при встрече иностранных клиентов или партнёров: их первое впечатление о поездке складывается уже при выходе из аэропорта.
Сроки бронирования заслуживают особого внимания: если индивидуальный трансфер обычно можно организовать за несколько дней, то парк из нескольких десятков автомобилей необходимо бронировать за несколько недель, а для свадеб в разгар лета или крупных деловых конференций, даты которых известны заранее, за несколько месяцев. Заблаговременное бронирование гарантирует нужное количество автомобилей и избавляет от необходимости довольствоваться меньшим парком из-за позднего обращения.
Помимо расчёта необходимого количества автомобилей, успех групповой перевозки во многом зависит от координации в день мероприятия. Единое контактное лицо отслеживает все поездки в реальном времени, корректирует график при задержках и одновременно поддерживает связь со всеми водителями. Благодаря этому перевозка проходит слаженно, а отдельные сбои не превращаются в череду проблем, которые трудно решить после начала мероприятия.
При заказе минивэнов для группы, будь то свадьба, конференция или корпоративное мероприятие, лучше уже при первом обращении сообщить все подробности: примерное число гостей или сотрудников, места посадки и высадки, планируемое время поездок и возможные периоды одновременного отъезда гостей. Эта информация позволяет составить полный план перевозок и расчёт стоимости с учётом реального масштаба мероприятия, не выясняя фактические потребности по ходу организации.